FAQ

Foire Aux Questions de DIAL.pr

Vous trouverez ci-dessous les réponses à quelques questions fréquemment posées (FAQ) sur les dépôts institutionnels, le libre accès, les droits d'auteur et le projet DIAL. pr.

Questions générales:

• Qu'est-ce qu'un dépôt institutionnel ?
• Qu'est-ce que DIAL.pr ?
• En tant que chercheur, quels avantages puis-je retirer d'un dépôt institutionnel ?
• Qui a accès à DIAL.pr? Comment me connecter ?
• En tant qu'utilisateur, quels sont mes droits et obligations concernant les publications déposées dans DIAL.pr? Que puis-je faire des documents ?
• Quelle est la politique concernant le dépôt dans DIAL.pr ?
• Comment suivre l'actualité et l'évolution du dépôt dans DIAL.pr ?
• Puis-je quand même accéder à un document marqué d'un cadenas fermé? Comment faire une demande d'accès particulier ?
• Où puis-je trouver de l'aide concernant l'encodage et l'export bibliographique dans DIAL.pr ?
• Qui contacter en cas de difficultés ?

Open Access questions:

• Qu'est-ce que l'Open Access ?
• En tant qu'auteur, quels sont mes avantages à publier en Open Access ?
• Pourquoi un décret Open Access ?
• Dois-je placer toutes mes publications scientifiques en Open Access ?
• Quel est mon intérêt en tant que chercheur ?
• Que faire si mon contrat avec l’éditeur prévoit un embargo supérieur à 6/12 mois ?
• Où dois-je déposer ma publication ?
• Quelle version de mon article dois-je déposer ?
• Suis-je obligé de déposer mes publications en Open Access dans DIAL.pr ?
• Comment savoir si j'ai le droit de déposer ma publication en libre accès dans DIAL.pr ?
• Comment puis-je faire pour m'assurer que mes publications soient en Open Access ?

Questions générales

Qu'est-ce qu'un dépôt institutionnel?

C'est une plateforme, un outil pour collecter sous format électronique la production scientifique des professeurs et des chercheurs d'une institution et la rendre, dans la mesure du possible, accessible gratuitement sur Internet pour augmenter sa visibilité.

C'est le dépôt institutionnel pour la recherche et le savoir - y compris les articles publiés et non publiés - produit à l'Université catholique de Louvain. Toutes les facultés, le personnel et les étudiants diplômés peuvent déposer dans DIAL. pr. Il permet la conservation à long terme et la consultation, en version électronique, des publications scientifiques.

En tant que chercheur, quels avantages puis-je retirer d'un dépôt institutionnel?

Un dépôt institutionnel permet:

• de créer une archive exhaustive et pérenne des publications scientifiques d'une institution;
• de garantir l'accès de la communauté universitaire aux publications de ses chercheurs;
• d'accroître la visibilité de l'université et de ses chercheurs dans le monde entier;
• de faciliter l'accès à l'information scientifique

Avec DIAL.pr, vous avez l'opportunité de conserver de manière pérenne et centralisée l'ensemble de vos publications et autres documents de recherche tels que des rapports, des documents de travail, des brevets, etc. DIAL.pr leur assure une visibilité et un accès permanent.

DIAL.pr vous permet également de générer des exports bibliographiques personnalisées, ainsi que des exports bibliographiques FNRS. Les listes bibliographiques générées par DIAL.pr peuvent être utilisées dans le cadre d'attributions de crédits de recherche, de nominations, de promotions, ...

Plusieurs fonctionnalités à valeur ajoutée sont disponibles sur DIAL.pr : indices bibliométriques pour vos publications, statistiques de visualisation et de téléchargement de vos publications, vos statisitques générales de dépôt, ...

Enfin, DIAL.pr est aussi une interface de recherche vous permettant de trouver facilement les travaux scientifiques de vos collègues.

Qui a accès à DIAL. pr? Comment me connecter?

L'accès à l'information et aux services du dépôt ne nécessite aucune inscription et est accessible à tous. Mais l'ajout et la modification de référence et le dépôt de documents ne sont accessibles qu'aux membres des universités.

Pour vous connecter au répertoire, introduisez votre identifiant UCLouvain global et votre mot de passe dans la plage prévu à cet effet sur la page d'accueil ou cliquez sur "Connexion".

En tant qu'utilisateur, quels sont mes droits et obligations concernant les publications déposées dans DIAL. pr? Que puis-je faire des documents?

DIAL.pr permet aux auteurs d'accorder ou non le droit d'accès aux documents déposés. Trois types d'accès existent:

• l'accès interdit
• l'acccès restreint, qui permet la visualisation et le téléchargement du document uniquement si l'on est connecté au réseau UCLouvain. Il est toutefois possible de demander un "tiré-à-part" lorsque l'on est pas connecté au réseau UCLouvain (demande d'accès particulière envoyée par email aux auteurs de la publication).
• l'accès libre qui permet à tous d'accéder au document

Pour avoir accès au texte intégral des publications déposées en Open Access ou en accès restreint dans DIAL.pr, les utilisateurs prennent connaissance des conditions d'utilisation et les acceptent. Ils sont visibles avant toute consultation du document.

Lorsque ces conditions sont acceptées, ils sont autorisés à lire, télécharger, copier, transmettre et reproduire l'œuvre sur papier ou tout autre support, et ce uniquement à des fins privées, d'illustration pour l'enseignement ou de la recherche scientifique. Toute utilisation à des fins lucratives ou commerciales est strictement interdite.

L'utilisateur s'engage également à respecter les droits moraux de l'auteur, principalement le droit à l'intégrité de l'œuvre et l'attribution (droit d'auteur). L'utilisateur ne peut donc pas modifier, transformer ou adapter l'œuvre sans l'autorisation expresse de l'auteur. Lorsqu'il reproduira le document par extrait ou dans son intégralité aux fins autorisées par cette licence, l'utilisateur citera les sources telles que mentionnées dans DIAL.

Notons que les publications en Open Access sont parfois associées à des licences particulières, telles que les licences Creative Commons, qui permettent aux utilisateurs de faire usage de ces publications dans les limites autorisées par ces licences sans avoir à demander l'autorisation expresse de l'auteur. Lorsqu'une publication dispose d'une licence de ce type, elle est généralement indiquée dans le PDF de cette publication et/ou sur le site web de la revue dans laquelle elle a été publiée.

Quelle est la politique concernant le dépôt dans DIAL. pr?

Le 2 juillet 2012, le Conseil Académique de l'UCLouvain a décidé de rendre obligatoire l'enregistrement des données bibliographiques et le dépôt du texte intégral à partir du 1er janvier 2013. Le dépôt du texte intégral ne concerne que les publications produites à partir de 2013. Il incombe aux secteurs d'étendre à terme l'obligation de dépôt du texte intégral aux années antérieures. Le texte intégral de ces publications ne sera disponible en accès libre (open access) qu'en conformité avec les règles applicables du droit d'auteur et des droits de l'éditeur.

Tous les types de documents répertoriés dans DIAL et pour lesquels vous pouvez organiser ou réaliser vous-même (par scan) une version électronique sont concernés par le dépôt obligatoire.

Comment suivre l'actualité et l'évolution du dépôt dans DIAL. pr?

DIAL offers you various possibilities to stay informed:

• News à propos de DIAL. pr, de l'Open Access, des éditeurs... sur la page d'accueil du site mais aussi via Twitter.

Puis-je quand même accéder à un document marqué d'un cadenas fermé? Comment faire une demande d'accès particulier ?

Les documents placés en accès restreint peuvent faire l'objet d'une demande d'accès. Un email est envoyé aux auteurs qui ont la possibilité d'accepter ou de refuser l'envoi. Toutefois, le document dont l'accès est interdit ne peut faire l'objet d'une demande d'accès particulier.

Où puis-je trouver de l’aide concernant l’encodage et l’export bibliographique dans DIAL.pr ?

Des guides utilisateurs sont disponibles sur cette page.

Des séances de formation à l’utilisation de DIAL.pr sont également organisées tout au long de l’année, à destination des chercheurs, doctorants, professeurs, ainsi que du personnel administratif. La liste des formations passées et à venir est disponible sur cette page.

Qui puis-je contacter en cas de difficultés ?

Via le lien contact, un système de ticket vous permet d’envoyer un message aux gestionnaires DIAL.

N’hésitez pas non plus à vous adresser à vos bibliothécaires.

Open Access

Qu'est-ce que l'Open Access ?

Par libre accès aux publications scientifiques, l'UCLouvain s'aligne sur les définitions de l'Open Knowledge Fundation (OpenDefinition, 2017) et de la Budapest Open Access Initiative (BOAI, 2003) et entend:

Leur mise a disposition gratuite sur Internet permettant à tout utilisateur de

• lire
• télécharger
• copier
• imprimer
• partager
• modifier

Avec la nécessité pour l'utilisateur de reconnaître et citer l'auteur ainsi que d'indiquer la source de l'oeuvre originiale sur toute reproduction ou modification de cette oeuvre.

En tant qu'auteur, quels sont mes avantages à publier en Open Access?

Les principaux avantages du libre accès concernent la visibilité et l'impact de la publication. Le libre accès permet une meilleure diffusion des résultats à travers la communauté scientifique. Les articles gratuits disponibles sur Internet sont plus consultés que les publications ou les revues à accès payant. En générale, si le nombre de consultations est important, l'article sera davantage cité et aura plus d'impact. A ce sujet, vous pouvez consulter cette page et cerapport.

Ci-dessous, un schéma récapitulatif des nombreux avantages de l'Open Access:

Pour plus d'informations sur l'Open Access, consulter également la page de l'Université numérique.

Pourquoi un décret Open Access ?

L’objectif du législateur est de favoriser la libre circulation du savoir et donc l’innovation, pour que toute personne, quels que soient ses moyens, puisse accéder aux résultats de la recherche. Il vise aussi à améliorer la visibilité des chercheurs de la communauté française, et de leurs travaux.

Dois-je placer toutes mes publications scientifiques en Open Access ?

Les publications concernées par le décret sont les articles scientifiques acceptés dans des revues paraissant au moins une fois par an. Cela ne vaut que pour les articles acceptés pour publication depuis septembre 2018.



Pour les autres publications (monographies, posters, thèses) ou les articles antérieurs à septembre 2018, c’est à la discrétion de l’auteur, bien que l’UCLouvain l’encourage vivement.

Quel est mon intérêt en tant que chercheur ?

Le respect du décret Open Access est crucial pour les chercheurs. En effet, tout comité ou commission chargée d’évaluer les dossiers de nomination, promotion, ou d'attribution de crédits de recherche se basera uniquement sur la liste générée par Dial selon les conditions du décret (voir l’export “certified FWB bibliography” sur dial.pr). Les publications soumises au décret qui ne seront pas mises en Open Access ne seront donc pas prise en compte pour ces évaluations. Les chercheurs ont donc tout intérêt à y mettre un maximum de publications.

Que faire si mon contrat avec l’éditeur prévoit un embargo supérieur à 6/12 mois ?

Le décret impose le respect d’un embargo maximum de 6 mois (SST et SSS) et 12 mois (SSH), quel que soit le contrat conclu avec l’éditeur.

Où dois-je déposer ma publication ?

Seulement sur un dépôt institutionnel : c’est-à-dire Dial à l’UCLouvain.

Quelle version de mon article dois-je déposer ?

C’est le post-print qui doit être déposé (sauf si votre éditeur vous autorise à déposer la version éditée). Un post-print est une publication après correction des reviewers, mais avant mise en page de l’éditeur.

Suis-je obligé de déposer mes publications en Open Access dans DIAL. pr?

1. Les chercheurs de l’UCLouvain financés totalement ou partiellement sur fonds publics (en ce y compris sur les boursiers et chercheurs du FNRS) doivent, selon le décret de la communauté française du 3 mai 2018, mettre leurs articles en libre accès sur un dépôt institutionnel, en l’occurrence pour l’UCLouvain : Dial.​
2. Cela concerne les publications dans un périodique paraissant au moins une fois par an. Pour les autres publications (monographie, actes de colloques, thèses, …), la mise en Open Access reste à la discrétion de l’auteur bien qu’elle soit vivement encouragée par l’UCLouvain.
3. Une période d’embargo reste possible : 12 mois pour les sciences humaines et sociales, 6 mois pour les autres sciences.
4. La version à déposer sur Dial est le Post-print : c’est-à-dire la version après peer-review, mais avant mise en page de l’éditeur.
5. Point important : toute promotion, nomination, attribution de crédit de recherche de la FWB ne pourra se baser pour l’évaluation des articles de périodique visés par le décret que sur la liste générée par Dial.
6. Ce décret communautaire est renforcé par une intervention récente du législateur belge en juillet 2018 et qui institue un véritable droit à la mise en Open Access des publications scientifiques financées par des fonds publics au bénéfice des auteurs desdites publications. Le texte prévoit également des possibilités de délais d’embargo calqués sur ceux du décret (6 ou 12 mois selon le secteur). Ce droit légal prévaut sur tout contrat qui serait passé avec un éditeur et qui interdirait ou restreindrait au-delà des conditions légales le droit de mise en Open Access.

Comment savoir si j'ai le droit de déposer ma publication en libre accès dans DIAL.pr ?

requis (Voir section précédente)

- En consultant SHERPA/RoMEO : Il s'agit d'une base de donnée qui regroupe les infromations sur les conditions de dépôt des publications pour chaque éditeur et/ou titre inventorié. Les droits de dépôt en libre accès de certains éditeurs varient selon le statut de publication des documents (pré-print, post-print et version publiée). SHERPA/RoMEO mentionne également les éventuelles périodes d'embargo à respecter (durant laquelle la publication ne peut être disponible en Open Access).

- En visitant le site web de la revue dans laquelle vous avez publié: Les politiques en matière d'Open Access et de dépôt dans les archives institutionnelles sont généralement reprises sur le site web de la revue ou de l'éditeur.

- En consultant le Directory of Open Access Journal, qui dresse la liste de toutes les revues scientifiques qui répondent aux critères d'Open Access et de qualité (un modèle d'évaluation des publications est requis). À ce jour, le DOAJ contient 12188 revues. La revue dans laquelle vous avez publié peut y figurer.

- En questionnant l'éditeur: Si la revue ou l'éditeur de votre publication n'est pas répertorié dans DOAJ ou dans SHERPA/RoMEO, et que vous ne trouvez pas l'information sur le site web de la revue, vous pouvez envisager de vous adresser directement à votre éditeur pour connaître ses conditions de dépôt Open Access.

Comment puis-je faire pour m'assurer que mes publications soient en Open Access?

Il existe deux principaux modèles de publications et de diffusion pour le libre accès:

• Vous pouvez publier directement dans une revue Open Access, c'est ce que l'on appelle la "voie dorée".
• Vous pouvez publier dans une revue traditionnelle et déposer une version du texte intégral de votre publication dans DIAL.pr, votre dépot institutionnel, et éventuellement dans des dépôts thématiques. C'est ce que l'on appelle la "voie verte".

Voici les éléments à considérer pour chacun de ces deux modèles: