Dépôt obligatoire

Open access

Dépôt obligatoire

Quelle est la décision du conseil académique ?

Lors de sa réunion ordinaire du 2 juillet 2012, le Conseil académique de l'UCL a décidé de rendre obligatoire à la fois l'enregistrement des données bibliographiques et le dépôt en texte intégral à partir du 1er janvier 2013. Le dépôt en texte intégral ne concerne que les publications produites à partir de 2013. Il appartient aux secteurs d'étendre éventuellement l'obligation de dépôt en texte intégral aux années 2008-2012. Le type d'accès au texte intégral de ces publications ne sera ouvert qu'en conformité avec les règles applicables en matière de droit d'auteur et de droit d'éditeur.

Pourquoi le dépôt devient-il obligatoire ?

En obligeant l'enregistrement des données bibliographiques et le dépôt en texte intégral, le Conseil académique poursuit quatre objectifs principaux :

  • Créer une archive exhaustive et pérenne des publications scientifiques de l'université.
  • Garantir l'accès par la communauté universitaire aux publications de ses propres chercheurs.
  • Augmenter la visibilité de l'université et de ses chercheurs à travers le monde.
  • Faciliter l'accès à l'information scientifique en général.

Quelle est la différence entre droits d'éditeur et droits d'auteur ?

L'auteur a des droits moraux et matériels tandis que l'éditeur possède surtout des droits patrimoniaux. Ceux-ci lui sont concédés par l'auteur et/ou apparaissent suite au travail éditorial réalisé sur l'article (mise en forme, …). L'auteur doit respecter les contrats qu'il a passés avec l'éditeur. Pour de plus amples renseignements sur les aspects juridiques de la publication scientifique, nous vous conseillons la lecture du Guide juridique réalisé par Laurence Thys.

Contrats d'éditions
Les contrats d'édition proposés par les éditeurs prévoient souvent une licence exclusive voire la cession complète des droits d'auteur au profit de l'éditeur. Même dans ce cas, vous pouvez prendre contact avec l'éditeur, avant ou après la signature du contrat, pour que celui-ci soit modifié de façon à permettre l'accès libre à votre texte dans le Dépôt Institutionnel.
Un modèle de lettre est proposé aux chercheurs subsidiés par le FP7 ou par l'ERC. L'envoi d'une telle demande à l'éditeur constitue d'ailleurs une obligation pour ces chercheurs.

Ai-je le droit de déposer toutes mes publications sur DIAL ?

D'un point de vue légal, cette décision ne pose aucun problème à partir du moment où vous choisissez un mode d'accès respectant vos droits de publications (cf. question suivante [SHERPA/RoMEO]). Lors du dépôt d'une publication, vous pouvez choisir entre 4 types d'accès :

Accès libre Tout le monde peut accéder au document
Accès restreint à l'institution Seules les personnes connectées au réseau de l'institution concernée par la restriction peuvent accéder au texte intégral
Accès embargo jusqu'au ... Accès interdit jusqu'à la date indiquée. Au-delà et selon votre choix, le document passe en accès restreint ou en accès libre
Accès interdit Personne ne peut accéder au document

Comment puis-je connaître la politique de l'éditeur dont dépend ma publication ?

Vous pouvez connaitre les politiques des éditeurs en matière d'auto-archivage via la base de données SHERPA/RoMEO. Lorsque vous encodez votre publication dans le formulaire de soumission, DIAL affiche automatiquement les informations relatives à la politique de l’éditeur pour le document en cours de soumission (dans l’étape 7, voir la section « Informations de copyright »). Ces informations sont extraites du site SHERPA/RoMEO (Rights Metadata for Open archiving) sur base d’informations que vous aurez introduites lors de l’étape 4 du formulaire de soumission.

Que dois-je faire si mon éditeur possède un droit d’exclusivité pour la diffusion de ma publication ?

Même dans ce cas, le dépôt de votre publication dans DIAL n’implique pas forcément de violation des droits d’éditions. En effet, l’option « accès restreint à l’UCL » permet d'archiver votre fichier dans un dépôt institutionnel privé non accessible sur internet. Dans quelques rares cas, cette formule d’accès restreint présente toutefois encore des difficultés. Pour ces situations, l’option « accès interdit » permet un archivage privé de votre fichier sans que celui-ci soit visible ou consultable par un autre utilisateur qu’il soit interne ou externe (archivage uniquement). De plus, n’oubliez pas que vous avez de toutes les manières le droit de diffuser une version de travail ou de prépublication dans le dépôt institutionnel privé de l’UCL.

Un chercheur ne rentrant pas ses données dans DIAL s’expose-t-il a des sanctions de la part de l’Université ?

Selon le conseil académique, des sanctions pourront être prises au niveau de l’évaluation interne et de l’octroi d’allocation des ressources institutionnelles dédiées : « Le conseil académique a confirmé que l’évaluation interne des chercheurs ne tiendra compte, à partir du 1er janvier 2013, que des publications dûment déposées dans le système et que le dépôt sera également un des critères d’octroi d’allocation de ressources institutionnelles dédiées à la recherche. »). Toutefois, nous rappelons qu’il ne s’agit, dans un premier temps, que des documents des publications produites à partir de l’année 2013.

Quels sont les types de documents concernés par cette décision ?

Tous les types de documents déjà répertoriés dans DIAL et pour lesquels vous pouvez disposer ou réaliser vous-même (par le biais d’un scan) une version électronique sont concernés par le dépôt obligatoire. De nouveaux types de documents pourraient apparaitre si la demande était justifiée et redondante.

Y a-t-il une taille maximale pour les fichiers ?

La taille maximale autorisée est de 250 Mo par fichier. Dans le cas où votre fichier serait plus volumineux, nous conseillons de le scinder et de le rattacher dans le dépôt en plusieurs parties.

Quel format de fichier puis-je télécharger dans DIAL ?

Le Dépôt Institutionnel reconnait la plupart des formats texte, image et vidéo. Il est néanmoins vivement conseillé de déposer sa publication en format PDF(PDF-A) pour vos documents textuels.

Que puis-je faire si je ne possède pas de fichier du document ?

Le fait que vous ne possédiez pas de fichier électronique de vos documents déjà publiés ne pose pas de problème particulier car l’obligation du dépôt en texte intégral ne concerne que les publications 2013 et suivantes. Pour toutes vos publications publiées à partir de 2013, nous vous demandons de veiller à en posséder une copie électronique.

Open Access

Qu’est-ce que l’Open Access ?

En se rapportant à la Budapest Open Access Initiative, l’open Access de la littérature de recherche doit être compris comme étant la mise à disposition gratuite sur Internet, permettant à tout un chacun de lire, télécharger, copier, transmettre, imprimer, chercher ou faire un lien vers le texte intégral de ces articles, les disséquer pour les indexer, s'en servir de données pour un logiciel, ou s'en servir à toute autre fin légale, sans barrière financière, légale ou technique autre que celles indissociables de l'accès et l'utilisation d'Internet. La seule contrainte sur la reproduction et la distribution, et le seul rôle du copyright dans ce domaine devrait être de garantir aux auteurs un contrôle sur l'intégrité de leurs travaux et le droit à être correctement reconnus et cités.

Est-on obligé de déposer dans DIAL ses publications en Open Access ?

Vous n’avez bien entendu aucune obligation de déposer vos publications en Open Access et aucun projet d’obligation de Dépôt en Open Access n’est prévu. L’accessibilité gratuite et en texte intégral (open access) est encouragée mais n’est pas obligatoire, le dépôt se faisant selon la formule dépôt immédiat/accès optionnel (ID/OA), dans le respect des dispositions légales sur le droit d’auteur.

Concrètement, comment fonctionne l’Open Access ?

Il existe deux principaux modèles de publication et de diffusion en Open Access :

La voie d’Or (Gold road) : La publication se fait directement dans une revue en Open Access (PLoS ONE, PubMed, ...), les publications étant dès lors directement et gratuitement accessibles. Ces revues en Open Access se financent, pour la plupart, selon un modèle « inversé » dans lequel les frais de publication sont à la charge de l’auteur ou de ses institutions et non plus à la charge de l’abonné qui peut dès lors accéder gratuitement aux documents.

La Voie Verte (Green road): L’auteur d’un document déjà publiée (ou acceptée par l’éditeur) dépose une copie de celle-ci dans un répertoire institutionnel ou thématique (dans notre cas, dans le Dépôt Institutionnel de l’Académie Louvain). Le dépôt des articles se fait sous forme électronique sur un serveur de l’institution, devenant librement et gratuitement accessible. L’auteur conserve ses droits mais concède à l’institution et aux utilisateurs du Dépôt un certain nombre de droits (copie, téléchargement, partage, lien, ...).

Comment peut-on savoir si ma publication est en Open Access ?

D’une part, le Directory of Open Access Journal (DOAJ) recense toutes les revues scientifiques répondant à des critères de libre accès et de qualité (un modèle d’évaluation des publications est requis pour qu’une revue soit reprise sur ce site). A ce jour, le DOAJ reprend 8450 périodiques.

D’autre part, les droits de dépôt en Open Access de certains éditeurs varient en fonction de l’état de parution du document (preprint, postprint, publié). Ces informations sont reprises sur la base de données SHERPA/RoMEO. Pour chaque éditeur et/ou titre de périodique inventorié, SHERPA/RoMEO vous fournit des informations sur les conditions de dépôt, et aussi éventuellement sur la période d'embargo éventuelle à respecter (période durant laquelle la publication ne peut être disponible en libre accès).

En tant qu’auteur, quels sont mes avantages à publier en Open Access ?

Les principaux avantages de l’Open Access concernent la visibilité et l’impact de la publication. L’Open Access des publications permet une meilleure diffusion des résultats à travers la communauté scientifique. Les articles librement disponibles sur Internet sont davantage consultés que des publications ou périodiques en accès payant. Normalement, plus le nombre de consultations est important, plus l'article sera cité et plus il aura d'impact. A ce sujet, vous pouvez consulter l’article d’Alma Swan démontrant qu’un article en Open Access a plus de citations qu’un article classique.

Pour en savoir plus sur l’Open Access